¿Es hora de formalizar mi emprendimiento?

Trámites para legalizar un emprendimiento.Foto: http://actualicese.com/

Constituir legalmente una empresa no es solo un trámite que debemos cumplir para formalizar   un emprendimiento, es también arriesgarse a tomar una serie de responsabilidades; se puede decir que es tan serio y trascendental como formalizar una relación sentimental. Si en este momento estás contemplando dar ese paso gigantesco,  esta guía que ha elaborado Motor Up, desde la experiencia vivida por diferentes emprendedores que hoy tienen su empresa formalizada, seguro te será bastante útil para que no pierdas tiempo ni dinero. 

Lo primero que te debes preguntar es ¿para qué te formalizas? Puedes estar pensando que para iniciar tu empresa el primer paso que debes dar sea el de la formalización. Por parte de los trámites y responsabilidades que tienes hacia la sociedad y el Estado como empresario, es verdad, sin embargo, la experiencia de miles y miles de empresas y organizaciones formalizadas que hoy no operan, dice que hay pasos previos que realmente son trascendentales antes de constituirse. Definir algunos temas prioritarios te apoyará a resolver la pregunta de para qué formalizarse, por ejemplo, tener claro las siguientes cuestiones: ¿tu emprendimiento genera ventas hoy en día?, ¿Sabes quiénes son tus clientes?, ¿Qué propuesta de valor está entregando tu proyecto, ya tienes evidencias de su funcionalidad?, ¿El mercado te está exigiendo que seas una empresa formal? Y, sobre todo, ¿Conoces realmente cuales son las responsabilidades que adquieres al estar formalizado?

Con estas preguntas no pretendemos que te paralices en tu crecimiento como emprendedor, sino aportarte a que tengas claro y seas consciente del porque dar pasos trascendentales como formalizarse, y además, que seas efectivo a la hora de cumplir con este trámite. Ten en cuenta que esto es solo una vuelta y papeleo de más, por lo que no quiere decir que una vez te formalices milagrosamente venderás millones. Para eso contesta y ten muy claro las preguntas que anteriormente te formulamos. 

A continuación, te mostramos claramente los pasos que debes seguir para constituir legalmente tu emprendimiento, dándote algunas recomendaciones para que seas efectivo en el proceso. Esta guía está diseñada desde la experiencia práctica de emprendedores que han realizado este proceso, si tienen alguna duda favor consultar a un contador profesional o un abogado. 

1. Decide qué figura vas a utilizar

El primer paso que te proponemos tener presente es la figura que utilizaras para formalizar tu empresa. Si bien la S.A.S ha tomado gran fuerza en los últimos años, por los beneficios tributarios que trae consigo (ver Ley 1258), es fundamental conocer con claridad en qué consisten estos beneficios y cómo acceder a ellos. Hemos recibido consultas sobre si constituirse como fundación o como empresa. Para lo anterior es importante tener claro lo que realmente deseas crear, aunque los dos tipos de figuras generan un impacto social importante, las fundaciones o entidades sin ánimo de lucro están creadas con la única finalidad de impactar una problemática existente sin generar utilidades, mientras que las empresas pretenden generar un beneficio a sus socios por medio de una actividad económica. Para el caso de esta guía nos enfocaremos en la constitución de empresas.

    2. Crea tu minuta de constitución

Una vez definas y tengas claridad de la figura que utilizara tu empresa, lo primero que debes hacer es crear tu minuta de constitución (ver modelo minuta), para eso te recomendamos tener en cuenta lo que estipula la Ley 1258 en el artículo 5, ya que es lo mínimo que debe contener tu minuta. Para que el trámite sea ágil, te recomendamos consultes todas las dudas (por menores que sean) y pidas apoyo a un abogado que maneje este proceso, ya que a muchos emprendedores les  devuelven más de una vez el documento por errores mínimos.

 3. Formal ante la Cámara de Comercio 

Cuando la minuta este lista, acércate con los socios con la que vas a constituir tu empresa a una notaria (una S.A.S se constituye desde 1 socio), donde autenticas la minuta presentando las cedulas, fotocopia de las cedulas y las firmas en la autenticación. En caso de que alguno de los socios no pueda asistir debe presentar un poder autorizando el proceso. 

Después de autenticar tu minuta, dirígete a la Cámara de Comercio, comentando que vas a constituir tu empresa y que ya vienes con todos los fierros (con la minuta y el representante legal). Debes llenar unos formularios con ayuda de un asesor de la Cámara, donde te piden temas que ya definiste en la minuta y tu código de actividad económica CIIU. Cuando diligencies estos documentos, el asesor procederá a liquidar el pago que debes realizar para registrar tu empresa (el monto depende del capital que ha declarado en la minuta, consulta esta otra guía).  Cuando pagues el monto de registro, la Cámara te entregará el certificado de registro previo (te dan el definitivo cuando tengas el RUT) y el Pre-RUT que te servirá para la apertura de la cuenta bancaria. 

4. Abre tu cuenta bancaria 

Con los documentos que te entregan en la Cámara, dirígete a una entidad bancaria y solicita la apertura de una cuenta empresarial (si tienes algún contacto o referencia te recomendamos acudas a estos). Normalmente, los documentos que te solicitan es el Balance Inicial (debe ser elaborado por un contador profesional), el Pre-RUT, certificado previo de Cámara de Comercio, copias de las cedulas de quienes firman y los formularios que te entrega el Banco. Este proceso puede ser inmediato o tardar unos días, depende de las políticas de cada banco.  

 5.Obtén el RUT definitivo de tu empresa

El certificado de apertura de tu cuenta empresarial, te permite dirigirte a la DIAN (con cita previa) para obtener el RUT definitivo de tu empresa. Para este último proceso debes presentar el certificado de servicios públicos del último mes de dónde has registrado la empresa, el certificado bancario, el Pre-RUT, certificado previo de Cámara de Comercio y la cedula del representante legal. Cuando te entreguen el RUT definitivo, y en caso de que vayas a facturar (consulta con un contador), solicita el formulario 1302 donde autorizas la resolución de facturación.

Cuando hayas cumplido estos 5 pasos puedes decir que tu empresa esta formalizada, y es el momento donde las responsabilidades comienzan, para eso es esencial que cuentes con un contador profesional que esté día a día apoyándote para su cumplimiento. Es por esta razón que si el emprendimiento que deseas formalizar aun no genera ventas y no tienes claro como las vas a generar, es porque no estás listo para adquirir estas responsabilidades o simplemente no es el momento de realizar la formalización.